Nếu có thời gian, hãy kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ trong nhà bạn

kiem-tra-ho-so-giay-toNếu bạn đã từng một lần làm các thủ tục hành chính liên quan đến cá nhân bạn hoặc những người thân trong gia đình bạn, chắc hẳn bạn không còn lạ gì với “một đống” những giấy tờ về nhân thân cần dùng đến, từ chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, đăng ký kết hôn cho đến giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân… Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống các thông tin trên giấy tờ không khớp nhau chưa? Nếu chưa thì chúc mừng bạn, bạn rất may mắn. Còn nếu rồi thì chắc hẳn bạn cũng biết việc đi đính chính lại “khổ sở” như thế nào.

Vậy nên dù bạn đã từng làm thủ tục hành chính hay chưa làm bao giờ thì lúc nào rảnh rỗi cũng nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của bản thân và của người nhà xem các thông tin đã khớp với nhau chưa nhé. Nếu chưa khớp, hãy đi đính chính ngay khi có thể. Có thể bạn thấy buồn cười và nhàm chán vì bây giờ hoặc tương lai gần bạn chưa cần dùng đến. Nhưng chắc chắn một lúc nào đó bạn sẽ cần đến những giấy tờ đó cho các thủ tục hành chính. Đến lúc đó bạn sẽ không bị rơi vào tình huống bị động và cảm thấy “khổ sở” nữa.

Bài viết này tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm kiểm tra đính chính (ngôn ngữ trong luật là cải chính) khi các giấy tờ của bạn không khớp thông tin với nhau.

Trước tiên bạn hãy kiểm tra các giấy tờ sau, các giấy tờ không chỉ của bản thân bạn, mà còn của những người thân cùng huyết thống với bạn (bao gồm cả những người đã mất):

  • Giấy khai sinh
  • Chứng minh nhân dân / Hộ chiếu / Thẻ căn cước
  • Hộ khẩu
  • Đăng ký kết hôn
  • Giấy chứng tử
  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có)
  • Lý lịch Đảng (nếu có)

Bạn chú ý các thông tin sau trong các giấy tờ nêu trên:

  • Họ, tên đệm, tên của tất cả những người có tên trên các giấy tờ
  • Ngày sinh, tháng sinh, năm sinh của tất cả những người có tên trên các giấy tờ
  • Số CMND và các số định danh cá nhân khác (nếu có)

Các thông tin trên đây không chỉ của bản thân bạn, mà còn của những người có trong các giấy tờ đó nữa (VD: Bố, mẹ, ông, bà…)

Nói đến đối chiếu thì phải có căn cứ để kiểm tra đối chiếu, căn cứ ở đây đó là Giấy khai sinh của mỗi người. Giấy khai sinh chính là nguồn gốc của mọi vấn đề về thông tin cá nhân. Bất cứ khi nào bạn muốn đính chính, sửa đổi bất kỳ một thông tin nào trên giấy tờ cá nhân, bạn cũng sẽ được cơ quan hành chính yêu cầu cung cấp Giấy khai sinh của cá nhân đó để làm căn cứ đối chiếu.

Vì vậy, chắc chắn bạn nên bắt đầu từ Giấy khai sinh và dựa vào đó để kiểm tra các giấy tờ khác có khớp với thông tin trên Giấy khai sinh hay không.

Nếu như lúc kiểm tra bạn phát hiện không có Giấy khai sinh vì một lý do nào đó (mất, thất lạc, để đâu đó chưa tìm ra…) thì bạn sẽ căn cứ vào Chứng minh nhân dân / Hộ chiếu / Thẻ căn cước.

Bạn kiểm tra lần lượt các thông tin như tôi đã nói ở trên, của bản thân và của từng người có tên trong các giấy tờ liên quan. Kiểm tra lần lượt từng giấy tờ. Nhớ là lấy Giấy khai sinh và/hoặc CMND làm gốc để đối chiếu nhé.

VD: Xem họ tên, ngày tháng năm sinh trong Giấy đăng ký kết hôn của vợ chồng có khớp với Giấy khai sinh / CMND của từng người hay không

Đối với người đã mất nếu không còn CMND / Giấy khai sinh, bạn có thể lấy Giấy chứng tử làm căn cứ để đối chiếu.

Sau khi kiểm tra và thấy đầy đủ giấy tờ và các thông tin đã khớp với nhau hết, bạn có thể yên tâm và nhớ giữ gìn cẩn thận số giấy tờ đó, chắc chắn sẽ có lúc bạn cần đến.

Có thể bạn quan tâm:

Còn nếu bạn phát hiện có thông tin bị sai, chẳng hạn như năm sinh của bạn trong hộ khẩu không khớp với giấy khai sinh và CMND của bạn, tên đệm của bố bạn trong giấy khai sinh của bạn không khớp với các giấy tờ của bố bạn… Nói chung các thông tin bị sai thường rất đa dạng và nhiều trường hợp, theo kinh nghiệm thực tế, tôi chia thành 3 trường hợp như sau:

1. Có giấy khai sinh bản gốc và giấy khai sinh đúng hoàn toàn thông tin:

Bạn hãy lấy giấy khai sinh làm căn cứ để mang đi làm thủ tục đính chính các giấy tờ khác. Có giấy khai sinh bản gốc và đúng thông tin, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi đính chính các giấy tờ khác. Chỉ mất chút thời gian đi làm thủ tục thôi.

2. Giấy khai sinh bản gốc bị sai thông tin, TH này lại phải chia thành 2 TH sau:
  • Thông tin của bố / mẹ bạn bị sai: Bạn đính chính bằng Giấy khai sinh gốc của bố / mẹ bạn
  • Thông tin của bản thân bạn bị sai: Bạn đính chính bằng tất các hồ sơ giấy tờ khác có liên quan mà có thông tin đúng, chẳng hạn như bằng cấp, học bạ từ nhỏ, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng (nếu có)… nói chung là tất cả các giấy tờ có thông tin đúng của bạn từ nhỏ đến lớn.
3. Không có hoặc đã mất Giấy khai sinh bản gốc, TH này cũng phải chia thành 2 TH sau:
  • Vẫn còn dữ liệu lưu ở cơ quan hành chính: Bạn xin cấp Trích lục bản sao Giấy khai sinh từ hồ sơ gốc là được
  • Không còn dữ liệu lưu ở cơ quan hành chính:  Bạn phải xin cấp lại Giấy khai sinh, hồ sơ cũng giống như trường hợp thông tin của bạn trên giấy khai sinh gốc bị sai, bao gồm tất cả giấy tờ có liên quan mà có thông tin đúng, như bằng cấp, học bạ từ nhỏ, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng (nếu có)… nói chung là tất cả các giấy tờ có tên đúng của bạn từ nhỏ đến lớn.

Đối với những người đã mất và rất lớn tuổi rồi, bạn hãy dựa vào những hồ sơ còn lại của họ để lựa chọn thông tin chính xác.

Đó là 3 trường hợp phổ biến, do hầu như tất cả các thông tin phải đính chính đều phải căn cứ vào Giấy khai sinh, vì vậy trước tiên bạn luôn phải có Giấy khai sinh bản gốc đúng thông tin đã, rồi mới tính đến các giấy tờ khác.

Vậy thôi, cũng không có gì phức tạp, lúc nào rảnh rỗi bạn hãy thử kiểm tra xem sao. Tôi nghĩ cũng không mất nhiều thời gian đâu. Việc đính chính giấy tờ thì đúng là cũng tốn thời gian thật, nhưng nếu thấy giấy tờ còn chưa khớp thông tin thì lúc nào có thời gian bạn cũng nên đi đính chính cho khớp.

Tôi cũng chia sẻ một vài kinh nghiệm về hồ sơ giấy tờ, biết đâu có thể giúp ích gì đó cho bạn:

1. Các anh chị em, họ hàng của bạn và bố mẹ bạn rất có thể còn giữ giấy khai sinh, thậm chí một số giấy tờ khác của bố mẹ bạn hoặc của những người bạn cần, vì vậy nếu không có gì bất tiện và thấy thoải mái thì bạn hãy hỏi xem họ còn giữ không trước khi xin cấp lại.

2. Bạn nên lưu giữ tất cả hồ sơ một cách gọn gàng và dễ tìm nhất theo cách của bạn, tốt nhất là cho vào 1 chỗ và cùng 1 người quản lý tránh phân tán nhiều nơi (sổ đỏ có thể cất riêng ?)

3. Như tôi đã nói ở trên, nếu như bạn không có một bản gốc các giấy tờ nào đó, mà giấy tờ đó còn lưu trữ ở trong dữ liệu của cơ quan hành chính thì theo quy định bạn sẽ không được cấp lại bản gốc nữa, mà chỉ được cấp bản sao thôi. Vì vậy, nếu đã đi xin cấp bản sao thì nhớ lấy hẳn 10 bản luôn 1 lần nhé, sau này nhỡ cần dùng nhiều thì đỡ phải xin tiếp. Còn dùng không hết thì cứ lưu ở nhà cũng không sao cả, không lo hết hạn ?.

4. Trường hợp Giấy khai sinh không còn lưu trữ ở bất kỳ cơ quan hành chính nào (có thể do đã quá lâu, do chiến tranh,…), thì bạn sẽ được cấp lại bản gốc. Trong bản gốc đó sẽ ghi là: Cấp lại. Đối với trường hợp này, khi bạn đi nộp Giấy khai sinh cấp lại để làm căn cứ đính chính các giấy tờ khác, một số cơ quan hành chính sẽ yêu cầu bạn phải nộp kèm thêm cả hồ sơ mà bạn dùng để được cấp lại Giấy khai sinh nữa.

5. Bạn nên giữ cẩn thận các hồ sơ, giấy tờ như: bằng tốt nghiệp, bằng khen, học bạ, thẻ bảo hiểm, lý lịch cán bộ, quyết định bổ nhiệm, quyết định nghỉ hưu…. từ nhỏ đến lớn, đừng nên bỏ đi giấy tờ nào, bởi có thể sau này bạn sẽ cần để chứng minh thông tin cá nhân. Mặc dù bây giờ việc quản lý cá nhân công dân đã dùng công nghệ hiện đại, đơn giản và chính xác hơn rất nhiều, tuy nhiên tôi nghĩ rằng bạn vẫn nên giữ các giấy tờ nói trên cho cả con, cháu… để đề phòng những rủi ro phát sinh mà không thể lường trước được.

6. Vấn đề này 3, 4 năm gần đây tôi mới biết, đó là: Lý lịch đảng được coi là một căn cứ rất có trọng lượng để chứng minh các thông tin cá nhân của bạn. Điều quan trọng hơn là: Lý lịch đảng được một số cơ quan hành chính cho phép dùng để thay thế các giấy tờ để chứng minh mối quan hệ: VD Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn… Nhưng chỉ một số cơ quan hành chính thôi, không phải tất cả. Trường hợp này là hên xui ?, mà tôi cũng không giải thích được tại sao nhưng tôi đã gặp trên thực tế. Vì vậy bạn cũng nên giữ cẩn thận lý lịch đảng của bạn hoặc ai đó trong gia đình (nếu có), biết đâu sau này có thể giúp ích cho bạn.

7. Về thẩm quyền cấp lại hoặc đính chính liên quan đến mấy giấy tờ trên, tức là bạn sẽ đi đến đâu để xin cấp lại hoặc đính chính, thì nguyên tắc chung là: Cơ quan nào cấp lúc đầu thì cơ quan đó sẽ cấp lại hoặc đính chính. Bạn có thể nhìn thấy cơ quan nào cấp ở ngay trong giấy tờ đó, nếu không còn giấy tờ thì thử nghĩ hoặc đoán xem có thể là cơ quan nào (UBND xã, phường hay UBND quận, huyện chẳng hạn…). Tuy nhiên do đặc thù của Việt Nam, sẽ có sự thay đổi về lưu trữ, chẳng hạn những người sinh trước năm 19xx sẽ được lưu hồ sơ ở Sở tư pháp, những người sinh sau năm 19xx thì sẽ lưu hồ sơ ở UBND quận. VD như ở Hà Nội, những giấy khai sinh do UB hành chính Hà Nội cấp sẽ lưu ở Sở TP Hà Nội (vì giờ làm gì còn UBHC Hà Nội nữa ?), những người sinh sau năm 19xx thì dù đăng ký khai sinh ở UBND phường nhưng phải xin cấp lại ở UBND quận vì UBND phường chỉ lưu trữ đến 1 số năm nhất định. 19xx bởi vì không có quy định cụ thể và thống nhất cho tất cả UBND, mỗi nơi sẽ có xê dịch một ít về số năm lưu trữ.

Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng tôi chỉ nói để cho bạn biết nguyên tắc thế thôi, chứ thực ra nếu thấy rắc rối quá bạn có thể cũng chẳng cần quan tâm, cứ ra UBND phường hỏi luôn cho tiện, họ là người biết rõ nhất hồ sơ họ lưu từ năm nào, nên họ sẽ chỉ cho bạn là bạn phải đi đến đâu để làm thủ tục.

8. Cuối cùng, nếu kiểm tra mà thấy thiếu một số giấy tờ quan trọng, chẳng hạn như đăng ký kết hôn, giấy chứng tử… thì bạn có thể xin cấp lại, có thể bây giờ chưa cần dùng nhưng biết đâu sau này lại cần. Thực ra vấn đề xin cấp lại giấy tờ nào sẽ tùy thuộc vào vụ việc sau này ở nhà bạn nữa, nhưng nếu có thời gian thì nên đi làm luôn cho yên tâm.

Đó là một vài kinh nghiệm thực tế từ những lần đi làm hồ sơ cho chính bản thân mình và gia đình. Một số kinh nghiệm có được do khách hàng và đồng nghiệp kể lại. Thực tế thì những chuyện giấy tờ hành chính này rất đa dạng và phong phú, có một vài trường hợp đặc biệt rất “éo le” mà luật cũng chưa có cách giải quyết triệt để. Tuy vậy thì vẫn luôn có những nguyên tắc nhất định để áp dụng. Vậy nên bạn cũng đừng lo lắng nếu trường hợp của bạn có vẻ hơi đặc biệt và phức tạp hơn bình thường. Nếu đúng là “người thật, việc thật” thì sẽ luôn luôn có cách giải quyết ?.

Hy vọng bài viết này sẽ phần nào giúp ích cho những ai đang quan tâm. Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặc liên hệ riêng để được tư vấn và giải đáp.

Bạn cũng có thể ấn nút “Theo dõi” để cập nhật các thông báo về bài viết mới nhất của chúng tôi qua email.

Nếu có thời gian, hãy kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ trong nhà bạn
4.9 9 votes

Bình luận (4)

  1. Lưu Quốc Thái
    01/05/2017 09:25

Nếu bạn muốn đặt câu hỏi hoặc thảo luận, vì một lý do bất kỳ nào đó, bạn hoàn toàn có thể không cần cung cấp tên thật, thông tin và nội dung có thể thay đổi cho phù hợp tùy ý bạn. Nhưng hãy cung cấp một địa chỉ email chính xác để trả lời của chúng tôi có thể đến được với bạn. Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật tuyệt đối. Do đó, đừng ngần ngại khi muốn thảo luận hay đặt câu hỏi tại đây. Lưu ý: Tôi sẽ không phản hồi những câu hỏi được viết bằng tiếng Việt không dấu.